W jaki sposób urządzić salę konferencyjną na wynajem?

Wynajęcie sali konferencyjnej to dobry sposób na zorganizowanie spotkań biznesowych czy szkoleń poza siedzibą firmy. Jeżeli dysponujesz obiektem, który pod względem metrażu, układu wnętrz oraz rozwiązań technologicznych umożliwia organizację eventów, wykorzystaj jego potencjał. Dowiedz się, w jaki sposób urządzić salę konferencyjną na wynajem, aby zapewniała komfortowe warunki.

Wyposażenie sali konferencyjnej

Konieczność zorganizowania spotkania, narady, zebrania, szkolenia i wielu innych wydarzeń o charakterze biznesowym zaczyna się od wybrania odpowiedniej sali. Na terenie wielu firm nie ma miejsc, które wygodnie pomieściłyby kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt osób. Inaczej jest w AS-BUD — Centrum Konferencyjnym zlokalizowanym w warszawskim Central Tower.

Sala konferencyjna pod względem wystroju i wyposażenia powinna być uniwersalna. Tylko wówczas będzie można ugościć w niej kontrahentów działających w branży motoryzacyjnej, jak również zorganizować warsztaty dla kosmetyczek i wizażystek. Nie należy jednak oszczędzać na jakości mebli czy sprzętu elektronicznego. W pomieszczeniu powinny znaleźć się:

• stoły konferencyjne z krzesłami lub pojedyncze fotele ze składanymi pulpitami,
• ekran z projektorem (HDMI, VGA),
• flipchart, papier i mazaki,
• tablica whiteboard i markery,
• wieszaki na odzież,
• stolik kawowy z ekspresem, filiżankami, produktami spożywczymi do przyrządzenia napojów.

Standardem stają się obecnie sale klimatyzowane i wentylowane z elektronicznym systemem regulacji przesłon okiennych. Ważny jest dostęp do światła dziennego, ale też możliwość regulacji ilości promieni wpadających do wnętrza. Gościom należy udostępnić łącze internetowe WiFi, a także opcję wynajmu laptopa czy nagłośnienia. Niezbędne na czas trwania wydarzenia jest zorganizowanie wsparcia technicznego w razie problemów lub awarii sprzętu.

Usługi dodatkowe

Meble i sprzęt elektroniczny do podstawowe elementy, których nie może zabraknąć w sali konferencyjnej. Jednak wiele firm, które specjalizują się w wynajmie powierzchni a spotkania biznesowe idzie o krok dalej, oferując najemcom usługi dodatkowe. Jest to np. opcja skorzystania z cateringu podczas wydarzenia. Zazwyczaj obejmuje on serwis kawowy ze słodkim poczęstunkiem, a także smaczny lunch. Tego rodzaju przerwy są pożądanym elementem w każdym harmonogramie spotkania, ponieważ sprzyjają toczeniu kuluarowych rozmów i nawiązywaniu nowych znajomości. Stawiają też w dobrym świetle organizatora, jako troszczącego się o wszystkie potrzeby swoich gości.